Como se preparar para uma reunião

Se você tem dificuldades em levar a uma reunião assuntos que precisam ser resolvidos, por medo de se expressar, ou de não ser bem interpretado, saiba que você não está sozinho. Estudos psicológicos apontam que o medo de falar em público é a maior de todas as fobias da humanidade, ganhando até do medo da morte. Mas você não precisa se render a este receio e pode ter os resultados positivos de uma reunião se você se preparar para ela.

As dicas a seguir são um enredo de situações comuns em basicamente todas as reuniões formais. Se você se atentar a estes tópicos, a sua reunião fluirá mais tranquilamente e as suas ideias se mostrarão bem pautadas.

Estude o assunto

Uma reunião formal possui uma pauta (ou pelo menos deveria). Os assuntos devem ser previamente comunicados aos participantes para que todos possam vir preparados com informações ou questionamentos pertinentes e assim a reunião seja frutífera.

Assim, estude o assunto previamente. Tenha em mente quais serão os temas e subtemas abordados. Se houver alguma prévia de que se tem determinado problema ocorrendo, as soluções imediatas e as de longo prazo devem estar no seu planejamento para a reunião.

Tenha as informações atualizadas

As informações sempre são parte fundamental de qualquer assunto em reunião. Se você puder, atualize as informações previamente e tenha números e dados em mãos. Pode ser útil para o seu discurso ou mesmo para contrabalancear o que está sendo apresentado por outros na reunião. Mesmo que você não tenha a oportunidade de utilizar essas informações, elas lhe deixarão mais seguros quanto às decisões tomadas e lhe permitirá ter mais exatidão nas suas observações.

Tenha opinião prévia sobre a pauta

A pauta da reunião geralmente vem de encontro com alguma situação que deve ser decidida.  Essa situação, além de ser de seu conhecimento, demanda que você tenha uma opinião prévia sobre ela. Esta opinião não deve ser rígida, posto que muitas informações ainda devem surgir na própria reunião e a ordem prática das coisas podem alterar aquilo que previamente se pensou ser possível ou aplicável. Mas, de toda forma, tendo uma opinião sobre o assunto, você pode contribuir para que a reunião não fique estagnada em tentativas de esclarecimentos. Sua opinião deve ser sempre bem sustentada, por isso o estudo anterior é de grande valia.

Dê alternativas

Sugestões devem ser foco de quem quer solucionar. Uma vez identificada a problemática do assunto, tenha soluções alternativas para sugestionar. Um único ponto de vista pode ser prejudicial para a sua atuação na reunião. Como as soluções geralmente implicam em consequências, saiba quais seriam as possíveis implicações de suas sugestões, para que ela não seja minada pelos outros participantes.

As alternativas deixam as reuniões mais fluentes e quem as sugestiona tende a ser respeitado no quesito de buscas de soluções. O preparo de soluções alternativas pode ser todo o seu diferencial em uma reunião.

Questionamentos, soluções e ressalvas

Todas as reuniões têm como foco expor algo para conhecimento de todos e, geralmente, buscar um objetivo em comum. Tendo um bom preparo para a reunião, fique atento aos pontos críticos de debate: Questionamentos, soluções e ressalvas.

Os questionamentos devem ser bem observados. Deles saem a definição da problemática em pauta e seu direcionamento. As questões se vindas de você, devem vir acompanhadas de pertinência, tendo objetivos nas respostas buscadas.

As soluções serão sugestionadas, por você ou por outros participantes. Tenha em mente que boas ideias podem surgir, assim como ideias ruins. Fique atento para pesar os prós e contras das soluções apresentadas e se você se sentir a vontade apoie ou não o interlocutor. Se a solução for sugestionada por você, saiba que os outros farão o mesmo.

As ressalvas são situações a serem apontadas em determinados assuntos, quando, por exemplo, você não concorda com algo decidido, mas sabe que tal decisão já está tomada. Essas ressalvas devem ser colocadas em reunião com o cuidado de não criar uma nova discussão, mas pode ser bem eficiente no sentido de demonstrar o porquê não concorda em totalidade com a solução apontada. Caso a solução alheia não tenha sucesso, a sua ressalva pode ter peso para nova solução.