Em um mundo perfeito, você teria um orçamento ilimitado para contratar os principais palestrantes para sua próxima reunião ou convenção. Uma vez que não é, aqui estão algumas dicas para obter o máximo de seu dólar de reunião. Deixe-me contar sobre um projeto em que trabalhei com a American Payroll Association, que poderia ser um modelo para você – ou pelo menos expandir sua maneira de pensar sobre como usar os alto-falantes.

O Diretor Executivo / CEO da APA, Dan Maddux, teve uma semana de palestras e seminário para preencher. Em vez de atribuir cada espaço a um palestrante diferente, Dan optou por maximizar a contribuição de algumas pessoas importantes, usando três delas de três maneiras diferentes. Foi assim que Dan fez 1 + 1 + 1 = 9. Três alto-falantes usaram três maneiras, igual a nove slots preenchidos. Veja como esse movimento pode salvar sua organização e seu dinheiro e permitir que você “troque” com palestrantes que, de outra forma, você não poderia pagar. 

Economize em hotéis e tarifas aéreas 

O número reduzido de caixas de som pode ou não reduzir o total de diárias necessárias, dependendo da programação. No entanto, você definitivamente economizará em transporte – por exemplo, três viagens de ida e volta versus nove. 

Oradores podem reduzir a taxa

Eu não posso prometer a você que todos os oradores farão apresentações extras para as mesmas taxas – eles não vão. Mas o palestrante que você contratou no ano passado poderia ter sido mais flexível se você tivesse pensado em perguntar: “Depois do seu keynote, você poderia fazer uma sessão de breakout?” Ou “Você poderia apresentar?” “Você poderia moderar um painel?” “Nosso presidente está um pouco nervoso. Você poderia ensiná-lo a falar? ”Os 

palestrantes podem lhe dar um preço melhor por três dias consecutivos em um hotel, em vez de três datas separadas por meses. 

Por exemplo, para a Florida Realtors Association, perguntei: “Depois do meu discurso de almoço, gostaria que eu fizesse um seminário sobre habilidades de conversação?” Eles disseram: “Bem, a agenda já está inclusa, mas adoraríamos. se você criasse o painel de nossos Top Producers, a primeira sessão depois do almoço. ”

Para a California Interment Association, eu estava programado para apresentar um seminário de duas horas depois do almoço. Eu disse: “O que mais está acontecendo? Gostaria de fazer um programa de cônjuge? ”Eles disseram:“ Nunca tivemos um, mas convidamos os cônjuges para um café da manhã. ”Acrescentei um programa de 45 minutos naquela mesma manhã. A única diferença para mim era que eu tinha que ir ao hotel algumas horas antes. Como a maioria dos palestrantes, quero que meus clientes saibam que eu estou lá para atendê-los, não para pegar minha taxa de palestras e correr. 

É mais fácil conseguir patrocinadores 

Negociar com palestrantes de grande nome (ou nomes maiores) facilita a obtenção de patrocinadores. Sempre que as pessoas dizem: “Não podemos pagar”, sempre pergunto: “Você tem patrocinadores para ajudar a pagar pelo seu evento?”

Quem patrocinaria seu evento? Considere abordar os expositores em suas convenções, ou quem vender para seus membros ou quem quer um bom PR com as pessoas na platéia. Liste esses “anjos” com destaque no programa. Eu sempre faço questão de dar aos patrocinadores uma boa ficha nas minhas apresentações. Por exemplo, depois da minha história de abertura da American Cemetery Association, citei o fundador do meu patrocinador corporativo, a Service Corporation International. Então, dei exemplos para reforçar meus pontos lendo os boletins informativos deles, e minha linha de saída incorporou o nome deles. Eu sempre deixo o patrocinador saber: “Não se preocupe, eles não terão qualquer dúvida sobre quem pagou por mim”, e faça uma piada sobre isso em meu discurso. 

Três bônus inestimáveis

Ter alto-falantes à mão durante todo o evento oferece uma flexibilidade muito maior no agendamento. A continuidade pode estabelecer uma conexão poderosa entre público e palestrante, transmitindo sua mensagem de uma forma que uma grande variedade de palestrantes não poderia. Dan Maddux diz: “Descobrimos que, quando reservamos três vezes esses alto-falantes, eles se tornam ainda mais populares, realmente conhecendo nosso pessoal que sempre quer que eles permaneçam por mais tempo.” Continuidade, durante um evento ou de ano para ano, significa seus palestrantes podem perceber e se voluntariar para ajudar sua organização de maneiras especiais que você pode não ter pensado. 

Como funciona

Recentemente, 1.674 membros da American Payroll Association participaram do 16º Congresso Anual em Nashville. Dan escolheu como palestrantes principais Art Linkletter, Susan Roane, Willy Jolley, Al Walker e eu, Patricia Fripp. Ele não teve muita dificuldade em obter patrocínio para ajudar a pagar por esses keynoters por causa do sucesso de suas conferências anteriores. 

O congresso estava programado para começar na segunda-feira. Dan teve a ideia de oferecer um programa extra pré-Congresso no domingo, “For Women Only”. Isso não é tão sexista quanto parece, porque setenta e cinco por cento dos membros da APA são mulheres. Dan imaginou que muitos poderiam tirar proveito de passagens aéreas mais baratas na noite de sábado, economizando o dinheiro de sua empresa, para que pudessem estar abertos a um dia extra de educação e diversão.

Ele chamou esse programa extra de “Mulheres na Escada para o Sucesso: Estratégias de Carreira para o Milênio” e usou seis apresentadores. Três eram da Associação e da indústria, incluindo o atual presidente. Três eram oradores profissionais que também estavam programados para falar durante o Congresso principal. Cada um dos profissionais deu duas palestras nesta sessão separada de domingo. Eu fiz “Mulheres no local de trabalho, a evolução das mulheres de carreira” e “Você é uma mulher maravilha ou Superman na folha de pagamento?” (Em uma fantasia de Wonder Woman feita sob medida que eu fiz há 20 anos. O fato eu ainda posso usá-lo merece aplausos!) Susan RoAne falou sobre “Tomar conta das suas conquistas” e “Mulheres que fazem as coisas acontecerem: traços do experiente e bem-sucedido.

Então, na sessão de abertura de segunda-feira para a afiliação plena, Susan foi a oradora principal com “Schmooze or Loose: Como Ganhar a Borda Verbal”. Ela também apresentou um programa para os vendedores, “Como aproveitar ao máximo o Trade Show. ”Diane Parente fez uma sessão de abertura sobre“ Imagem, uma ferramenta poderosa ”e deu à consultoria do Dan de Diretoria um a um como bônus. (17 no total.) Entreguei o discurso do congresso, “Insights on Excellence”, apresentei um seminário de marketing para os fornecedores, “Como cultivar relacionamentos depois que você sair da feira” e, como um break-out, conduzi workshop sobre “Como se vender e suas idéias”.

Tendo reservado o domingo antes da conferência, Maddux pensou em uma maneira de usar seu banco de talentos para uma Escola de Palestrantes no sábado. No ano passado, este programa foi um sucesso, mas com uma audiência menor de seus palestrantes que falam sobre mudanças nas leis tributárias, isso não justifica a contratação de um apresentador de caligrafia para ensiná-lo.

Como já ia estar lá por vários dias, fiquei empolgado com a perspectiva. Eu sugeri que convidássemos os membros de sua associação programados para dar programas durante o congresso. Ele também convida a liderança da APA dos capítulos estaduais que precisam falar em suas reuniões e não recebem nenhum treinamento formal em palestras públicas. No que me diz respeito, quanto mais, melhor. Eu cobro o mesmo, quer meu público seja cinco ou cinco mil. Após a sessão, ajudei o Presidente e a Mulher do Ano a reescrever totalmente suas conversas. Eles agora pediram que eu os treinasse pelo menos 3 meses antes do próximo ano.